Diseña tu propia aplicación de base de datos en Access.

Hoy en día, cualquier persona con conocimientos básicos – intermedios en computación es capaz de crear aplicaciones personalizadas para negocios realmente funcionales y que proporcionen información de salida muy valiosa y organizada. Y no, no necesitas ser un programador consumado y ni siquiera con una poca de experiencia para lograrlo; claro que si tienes esa experiencia seguramente se te facilitarán las cosas.

El programa al que me refiero y que te permitirá  poner a prueba tu creatividad es Microsoft Access, que aunque ya hace algunos años que salió al mercado, la versión 2007 cuenta con algunas mejoras que facilitan aun más el trabajo y que precisamente deja que cualquiera pueda desarrollar bases de datos aplicadas al uso en negocios pequeños y medianos, al decir esto no te confundas, no quiere decir que solo podrás crear “sistemitas” que apenas la libren con el procesamiento de unos pocos de datos, para nada. Access es capaz de almacenar hasta 2,000,000 de registros por tabla (así es dos millones) y puedes crear y relacionar todas las tablas que quieras.

Cuando la estructura de nuestros datos empieza a hacerse más compleja, es hora de dejar atrás Excel y dar el salto a Access. Esta es una de las dudas más frecuentes en muchos usuarios ¿Hasta cuando nos puede servir Excel para manejar datos y cuando tengo que dar ese salto a Access?. Hay que recordar que Excel NO es un gestor de bases de datos y Access SI lo es. También hay que recordar que la capacidad de Excel para almacenar registros por cada hoja es de 65,536, muy inferior a la capacidad de Access por cada tabla.

La diferencia más importante entre el gestor de base de datos Microsoft Access y el uso de datos en Excel es que Access está basado totalmente en el “Modelo Relacional” de bases de datos, mientras que el manejo de datos en Excel está basado en el “Modelo Plano” de manejo de datos, es decir, mientras que en Excel tenemos que repetir frecuentemente muchos datos en una sola tabla y tener que recurrir a las herramientas integradas en Excel para poder analizarlos, en Access podrás almacenar datos en muchas tablas y relacionarlas entre si para evitar duplicidad de datos, y con esto menos espacio en disco, además de aumentar considerablemente la velocidad de procesamiento en consultas y reportes.

Por último, Access cuenta con herramientas muy intuitivas para crear las tablas, formularios de captura o visualización, informes, consultas y macros y son precisamente estos objetos los que en conjunto te permitirán crear tu aplicación de base de datos.

César Adrián Quiroz Santos
PC STUDIO
Cursos de Computación y AutoCAD en Hermosillo, Sonora, México.
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